El impacto del lugar en el éxito de tus eventos empresariales
Existen una serie de elementos importantes que las empresas siempre deben tener en cuenta para garantizar su operatividad y eficiencia, uno de los más importantes son los espacios de trabajo, existen oficinas y espacios múltiples para cualquier tipo de uso, ya sea reuniones, celebraciones, presentaciones, entre otras actividades, estas permiten, entre otras cosas, separar tu vida personal y laboral, organizar tus actividades de mejor forma y mantener una mejor convivencia y comunicación con tus compañeros y/o colaboradores.
Los espacios para reuniones son de las áreas más concurridas y fundamentales para las zonas de trabajo, ya que en estas las empresas reciben a sus clientes y potenciales compradores y en ocasiones, son las únicas en las que se reúnen los compañeros de departamento o hasta los trabajadores de diferentes áreas de la misma empresa para discutir temas que involucran a todos. Debido a la relevancia que estos espacios tienen para las empresas, a continuación, abordaremos la importancia de una buena selección de espacios empresariales para eventos y el impacto que estos tienen en sí tu encuentro tuvo un buen o mal resultado.
La comodidad en los espacios para reuniones como base para la productividad
Comenzando con un punto esencial, ya sea para una reunión interna como una capacitación o una junta entre colaboradores o si se está por realizar una junta con algún aliado empresarial, es importante que el espacio en el que se realizara sea cómodo y eficaz, para poder identificar un espacio que cuenta con estas características, es necesario saber si cuenta con los siguientes atributos:
- Ubicación estratégica: Si estas por encontrarte con diferentes, es preferible contar con una ubicación céntrica, a la que sea fácil llegar desde diferentes sitios con cualquier medio de transporte y cuente con proximidad a servicios como pueden ser restaurantes, estacionamientos o algún tipo de alojamiento.
- Infraestructura adecuada: El lugar al que acudas para tu junta debe contar con un ambiente profesional, que pueda ser un lugar privado y con una imagen corporativa, además, el espacio debe acomodar cómodamente a todos los participantes, sin ser ni demasiado pequeño ni excesivamente grande. El mobiliario también debe de ser de un material cómodo y funcional, para que este pueda moverse con facilidad para los requerimientos de cada reunión.
- Tecnología disponible: En la actualidad, es indispensable contar con un buen equipo tecnológico para tus reuniones, el espacio debe contar con una conexión a internet, con un Wi-Fi estable y un sistema de sonido que pueda albergar una presentación importante. Proyector, pantallas, cámaras para videoconferencias, micrófonos y enchufes para dispositivos electrónicos son esenciales.
- Flexibilidad en horarios: Considera si el espacio se adapta a la duración y horarios de tu reunión. Algunos lugares ofrecen opciones fuera del horario habitual.
- Accesibilidad e inclusión: Verifica que el lugar sea accesible para personas con discapacidades, con rampas, ascensores y baños adaptados si es necesario.
Elige el espacio perfecto y asegura el éxito de tu evento empresarial.
¿Qué otros servicios para reuniones mejoran la experiencia de los asistentes?
Elegir el espacio adecuado para una reunión va más allá de las características básicas como el tamaño o la ubicación; los servicios adicionales que ofrece el lugar pueden marcar la diferencia entre una reunión promedio y una experiencia sobresaliente.
- Catering para los asistentes: Ofrecer alimentos y bebidas durante una reunión es un gesto que mejora significativamente la experiencia de los participantes. Es común brindar servicios de catering, desde coffee breaks hasta opciones completas para almuerzos. Contar con esta facilidad no solo ahorra tiempo, sino que también permite a los asistentes mantenerse enfocados y cómodos, especialmente en reuniones largas o eventos empresariales.
- Estacionamiento y transporte: La comodidad de los asistentes es clave para el éxito de cualquier reunión. Espacios que ofrecen estacionamiento gratuito, o que están ubicados cerca de transporte público, se convierten en opciones más atractivas. Estos servicios adicionales eliminan preocupaciones logísticas y aseguran que todos lleguen sin complicaciones.
- Áreas de descanso o networking: Algunos espacios cuentan con áreas de descanso o zonas diseñadas para facilitar el networking. Estos espacios adicionales son ideales para realizar pausas entre sesiones, promover conversaciones informales y fortalecer las relaciones entre los asistentes.
- Servicio de personal en sitio: El personal disponible en el lugar, como recepcionistas o coordinadores de eventos, también puede ser un valor agregado. Este equipo puede encargarse de recibir a los asistentes, organizar los materiales necesarios y resolver cualquier detalle de última hora, permitiendo que te enfoques completamente en el contenido de la reunión.
- Personalización del espacio: Algunos lugares ofrecen la posibilidad de personalizar el espacio con la identidad de tu empresa, ya sea a través de decoración, branding en las pantallas o incluso configuraciones específicas del mobiliario. Esto refuerza la profesionalidad de tu marca y crea una atmósfera más alineada con tus objetivos.
Errores comunes al elegir una salas de juntas
- Espacio inadecuado: Reservar un lugar demasiado pequeño o demasiado grande para la cantidad de personas que planeas recibir puede generar incomodidad o una impresión diferente a la esperada.
- Falta de tecnología necesaria: No verificar si el lugar cuenta con equipo óptimo de proyectores, pantallas o Wi-Fi puede dificultar presentaciones o videollamadas.
- No considerar las necesidades de los asistentes: Olvidar aspectos como estacionamiento, accesibilidad, sanitarios o amenidades como catering puede afectar la experiencia general.
- No revisar las políticas del lugar: No estar al tanto de las políticas de cancelación, tiempos de reserva o reglas del espacio puede causar problemas inesperados.
- Falta de planificación logística: No coordinar detalles como la distribución del mobiliario, el horario exacto o el tiempo de preparación puede causar contratiempos.
- No realizar una visita previa: Realizar una visita física al lugar antes de confirmar tu elección. te permite evaluar aspectos como el tamaño real del espacio, la calidad del equipo disponible y la atención del personal. Además, podrás identificar posibles inconvenientes que no siempre se perciben en fotografías o descripciones en línea.
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